Privacyverklaring
Wat de digitale werkplek van Woon- en zorgcentrum Denderrust over jou bewaart, waarom, hoe lang, en wat je ermee kan doen.
1. Wie is verantwoordelijk?
Woon- en zorgcentrum Denderrust is verantwoordelijk voor de gegevens die je in deze toepassing invult. Privacyvragen kan je stellen aan de receptie.
De toepassing is gebouwd en wordt onderhouden door Dehayez (Yentel De Hauwere, Stenen Stichel 9, 9200 Dendermonde, BTW BE1031249659, info@dehayez.com). Dehayez werkt als verwerker: enkel in opdracht van het rusthuis en volgens een schriftelijke verwerkersovereenkomst.
2. Welke gegevens, waarom en op welke grond
| Waar | Gegevens | Waarvoor | Grond |
|---|---|---|---|
| Middagbestellingen | Naam, afdeling, wat je bestelt, afhaaltijd, betaalwijze (ook of je al betaald hebt en of je je maaltijd kwam halen), en de opmerking die je zelf typt | Je maaltijd klaarmaken en afgeven, betalen, per afdeling factureren | Uitvoering van je bestelling; correcte organisatie en facturatie (gerechtvaardigd belang) |
| Opmerking bij je bestelling | Vrije tekst, bijvoorbeeld een allergie. Dat kan iets over je gezondheid zeggen. | De keuken houdt er rekening mee | Je toestemming: je typt het zelf in. Je mag het altijd weglaten of schrappen. |
| Betalen met Bancontact | Naar Mollie sturen we enkel het bedrag, het bestelnummer (in de omschrijving, met de naam van het rusthuis) en het adres waar je na het betalen terugkeert. Je naam, afdeling en opmerking gaan niet naar Mollie. Van Mollie bewaren we bij je bestelling het betaalnummer, de status, de betaalmethode, het tijdstip en een eventueel terugbetaald bedrag. Je kaart- of bankgegevens bewaren we nooit. | Betaling bevestigen, annulaties terugbetalen | Uitvoering van je bestelling |
| Werkbonnen | Naam van wie meldt, omschrijving, eventueel een foto; je account (naam van een persoon of dienst), wie een werkbon toewees, vragen en reacties met naam en tijdstip, en wanneer je een werkbon laatst opende | Defecten en opdrachten opvolgen: wie wat moet doen, wie wat wijzigde, en een melding als iets klaar is | Gerechtvaardigd belang: een veilig en werkend gebouw |
| Weekplanner keuken | Naam, aantal werkdagen, functies, vrije dagen en afwezigheid, voorkeuren in de planning | Het keukenteam per week inplannen. Enkel zichtbaar met de personeelscode. | Arbeidsovereenkomst en organisatie van het werk |
| Account van het personeel | Naam, gebruikersnaam, rol (bv. keuken), of het account aan staat, wanneer je laatst inlogde, je wachtwoord enkel als onleesbare code (hash), de toestellen waarop je ingelogd bent (zonder hun adres), en je naam bij een betaling of facturatie die je aanpaste | Inloggen met een eigen account in plaats van een gedeelde code; weten wie een betaling of facturatie aanpaste | Arbeidsovereenkomst en gerechtvaardigd belang: veilige toegang en correcte facturatie |
| Op je toestel | Je naam en afdeling, welk scherm het toestel toont, je winkelmandje, je eigen recente bestellingen en eventueel de toegangscode of, als je inlogde, een sleutel voor je sessie en je naam | Zodat je de volgende keer sneller bestelt | Noodzakelijk om de toepassing te laten werken. Geen volgcookies, geen reclame, geen statistieken van derden. |
| Technische logs | Tijdstip, adres van het toestel en welke pagina werd opgevraagd | Storingen en misbruik opsporen | Gerechtvaardigd belang: veiligheid van de dienst |
Vul in de opmerking enkel in wat de keuken nodig heeft. Voor werkbonnen: neem geen personen in beeld.
3. Wie ziet wat?
- De keuken, het onthaal en de bediening zien bestellingen (naam, afdeling, opmerking) met de personeelscode.
- De beheerder ziet alles over bestellingen, rapporten en facturatie, met de beheerderscode.
- Iedereen mag een werkbon aanmaken en alle werkbonnen zien. Bewerken kan wie meldde en wie de werkbon toegewezen kreeg; de technische dienst plant en werkt af. Hoe je meldingen krijgt, wordt enkel op je eigen toestel bewaard.
- De weekplanner is enkel voor wie de personeelscode heeft.
- Met een eigen account zie je wat je rol toelaat, zoals met de code. De beheerder ziet de lijst van accounts (naam, gebruikersnaam, rol, laatst ingelogd), nooit je wachtwoord. Wie een betaling of facturatie aanpaste, staat met naam op die bestelling, zichtbaar voor het personeel.
4. Hoe lang bewaren we dat?
- Bestellingen: 12 maanden na de besteldatum. Daarna worden naam en opmerking onleesbaar gemaakt. Bedragen en gerechten blijven bestaan voor rapporten en boekhouding, zonder naam.
- Niet afgeronde betalingen: hoogstens 3 dagen. Het betaalnummer en de status van een afgeronde betaling blijven bij de bestelling zolang de bestelling bestaat, zonder naam na de bewaartermijn.
- Werkbonnen: 24 maanden na afwerking blijven naam van de melder en foto bewaard, daarna worden ze verwijderd. Een account blijft zolang het gebruikt wordt; wordt het verwijderd, dan verdwijnt de naam binnen het uur.
- Accounts van het personeel: zolang je in dienst bent. Zet de beheerder je account uit, dan wordt het na 12 maanden verwijderd; verwijdert hij het meteen, dan is het meteen weg. Een sessie die 60 dagen niet gebruikt werd, vervalt. Je naam bij een betaling of facturatie volgt de bewaartermijn van die bestelling.
- Weekplanner: weken en afwezigheden ouder dan 13 maanden worden gewist. Verlaat een medewerker het team, dan verdwijnen ook diens gegevens.
- Back-ups: een veiligheidskopie van de hele toepassing blijft maximaal 30 dagen bestaan. Gegevens die je laat wissen, verdwijnen daar uiterlijk binnen die 30 dagen uit.
5. Met wie delen we gegevens?
- Dehayez (verwerker) voor onderhoud en ondersteuning.
- Een hostingdienst met servers in de Europese Unie waar de toepassing draait (ook verwerker, met verwerkersovereenkomst).
- Mollie B.V. voert online betalingen uit. Mollie beslist zelf over de gegevens die je op haar betaalpagina invult (zoals je bank of kaart) en bewaart ze ook om wettelijke redenen, bijvoorbeeld tegen witwassen en fraude. Op het Mollie-dashboard van het rusthuis kunnen gegevens van de betaler staan, zoals een naam en een deels verborgen rekeningnummer. Enkel wie het rusthuis daar toegang gaf, ziet ze. Lees de privacyverklaring van Mollie.
We verkopen geen gegevens en gebruiken ze niet voor reclame. Waar een dienstverlener buiten de EU gevestigd is, gelden de door de Europese Commissie goedgekeurde waarborgen.
6. Jouw rechten
Je mag vragen om inzage in je gegevens, om ze te verbeteren of te laten wissen, de verwerking te beperken of er bezwaar tegen te maken. Heb je toestemming gegeven (de opmerking), dan mag je die altijd intrekken. Je krijgt binnen een maand antwoord. Wissen betekent dat je naam in bestellingen en werkbonnen vervangen wordt door “Verwijderd”, zodat de bedragen kloppen.
Stel je vraag aan de receptie.
Ben je niet tevreden over het antwoord? Dan kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, gegevensbeschermingsautoriteit.be.
7. Beveiliging
De verbinding is beveiligd (https). Schermen voor personeel en beheer zijn met een code of een eigen account afgeschermd, foute codes en wachtwoorden worden geteld en na te veel pogingen geblokkeerd. Wachtwoorden worden enkel als onleesbare code (hash) bewaard. De gegevens staan in een database met automatische veiligheidskopieën die op hun werking worden gecontroleerd. Een datalek meldt het rusthuis volgens de wet aan de toezichthouder en, waar nodig, aan jou.